No.１７８　ストレス対処法　誤字脱字だらけの報告文書

【No.】　１７８

【ストレッサー】　誤字脱字だらけの報告文書

【内容】 E-Mailで上司に報告文書を送ったが、誤字脱字や文法の誤りが多すぎると指摘されてしまう

【分類】 D　仕事

【効果】 ★★★

【対処法】 大切な人宛の文書はE-Mailに直接書くのを控え、Wordで下書きを書いて校閲機能でチェックしてから、コピペで貼り付ける

【ストレッサー型】２　オドオド自信喪失型

【解説】　先日上司宛に送ったE-Mailの報告文が、誤字脱字や文法の誤りが多すぎると指摘されてしまいました。自分でもそのひどさに呆れてしまい苦笑いでした。普段は、ミスのある文章を書いても、後にチェックして気づく方だと思うのですが、寝不足などで頭が回転していない時に、こういうミスを起こす傾向があります。

　今までは、E-Mailソフトにそのまま文章を直接打ち込んでいましたが、このままだと、再度同様なミスをする恐れがあります。今回は、社内の人宛だったのでミスとは言え影響は限定的でしたが、これが社外に出る文書だったら、小生と会社の信用を失うことにつながりかねないと思いました。

　そこで、どうすれば、再発防止ができるかなと考えてみたら、下書きはWordで作成し、「Wordの校閲機能」を使えば、ある程度防げるのではないかと気がつきました。その校閲機能でチェックし終わった文章をコピペしてE-Mailソフトで送ろうとする目論見です。

　「Wordの校閲機能」は、上部タブにある「校閲」をクリックすると利用できます。「Wordの校閲機能」でどんなことができるのか主なものをまとめてみました。文書内でおかしな箇所が見つかると、赤色の線は誤字やスペルミス、青色の線は文章表現の誤りが表示されます。その理由や候補なども表示されます。

❶文章校正
文法が間違っている可能性のある文章を教えてくれる。
例：なってる👉なっている

❷表記ゆれのチェック
表記が統一されていない場合に教えてくれる。
例：「フォルダ」と「フォルダー」が混在している

❸スペルチェック
誤字・脱字、文字の重複などの簡単な文字の誤りを教えてくれる。

❹選択した文字の翻訳
日本語を英語に、英語から日本語に翻訳してくれる。