No.２８７　ストレス対処法　棚卸差異に悩み続けた日々

【No.】　２８７

【ストレッサー】　棚卸差異に悩み続けた日々

【内容】 現物の在庫と帳簿（システム）の在庫が合わないことが起こり、毎度のように原因を考えて悩んでしまう

【分類】 D　仕事

【効果】 ★

【対処法】 いくらシステム的に在庫の入出庫をルール化しても、それを守らない人がいる限り、棚卸在庫は合わないものだとあきらめる

【ストレッサー型】５　ヘトヘト疲労困憊型

【解説】　先週の金曜日に現職場で中間決算の棚卸がありました。今週は棚卸の差異の原因調査で担当者は大変だったみたいです。サラリーマンをしていると、決算月には棚卸で在庫のカウントすることがあります。毎回、現物の在庫と帳簿（システム）の在庫が合わないというのはどこの会社でも起こりました。

　幸運にも、原価管理の仕事をしている時は、棚卸がありませんでした。無料サンプルの山が棚で３棚くらいありましたが、資産ではないのでカウントを免れました。過去には、棚卸に重大な問題を抱えていた会社が２社ありました。

　１社目は今から１２年くらい前にいた会社でした。中小企業で５０平米くらいの倉庫があり、棚にはわけのわからない古い在庫がたくさんありました。もったいなくて捨てられなかったと思いましたが、そのために棚卸が実施できていない状態でした。

　ある日、社長に話をして古い在庫を捨てませんかと提案したところ、倉庫の１／３の在庫を廃棄してくれました。残りの在庫の製品名を部長に１点１点確認しながら、棚に製品別に整理して並べることができました。全部で２００種類くらいになったかと思います。

　それで棚卸ができるようになりましたが、毎月月末に棚卸をさせられる羽目になりました。倉庫の管理は小生が責任を持って運営していたのですが、毎回、帳簿在庫と現物の在庫が合わずに悩みました。合わない製品について売上伝票を確認すると、誰かが勝手に倉庫から製品を持ち出して出荷していることが判明するような状態でした。何度、部長に苦情を言っても、改善されることはありませんでした。

　２社目は、今から８年くらい前にいた会社でした。棚卸は決算月と中間決算月の年に２回ありましたが、倉庫の棚には部品名の札が一切なく、部外者には一切棚卸の手伝いができない状態でした。仕入担当だけが在庫のカウントでき、しかも徹夜で棚卸をやっていました。倉庫管理でその会社に入社したのですが、何もできずに徹夜で棚卸につき合わされました。

　直属の役員兼部長より、在庫管理の問題改善の指示を受け、たまたま、工場移転があってそれを機会に棚を新規購入して、部品を１点１点バーコード管理するようにしました。在庫管理のアプリをソフト開発会社に発注してスマホで在庫管理することになりました。

　納品伝票にもバーコードを印刷して、部品の入庫の時は、納品伝票のバーコードを読み取って入庫数を入力して棚に入庫しました。そして、出庫する時は、棚に貼っているバーコードをスマホで読み取り出庫数量を入力するという単純なやり方でした。棚卸も誰でも参加ができるように改善しました。

　現物の在庫と帳簿（システム）の在庫が棚卸時に合うはずが、全然合いませんでした。倉庫の入出庫に携わる人が２０人ほどいたのですが、全員にスマホでの操作の勉強会をしました。棚卸の合わない原因として倉庫担当の社員より、仕入担当のＡさんが黙って部品を棚に置いたり、黙って部品を棚から持っていっているという情報がありました。