No.３３１　ストレス対処法　社内情報共有がダメな会社

【No.】　３３１

【ストレッサー】　社内情報共有がダメな会社

【内容】 社内のコミュニケーション不足の会社に就職してしまい、その後に起こりうることを想像して嫌な気分になる

【分類】 D　仕事

【効果】 ★★

【対処法】 模範解答は過去に在籍していた会社で思いつくが、それを今の会社にどう適用するのかは、時間がかかるということを覚悟する

【ストレッサー型】４　モンモン未来不安型

【解説】　小生は会社を何社か転職経験があるので、いろいろな会社を比較できるというメリットがあるかもしれません。一番気になったのは、社内のコミュニケーション不足の問題です。どこの部分に問題があるかという視点で、主に下記の３つがありました。

❶他部署とのコミュニケーションの問題

縦割り意識が強くて、近隣に席があっても関わりにくい雰囲気がある。それぞれの部署がバラバラに動いてしまうと、仕事の効率が悪化したり、生産性が低下したりしてしまう。

❷経営層と社員とのコミュニケーションの問題

役員室の個室があると、ふだんの仕事ぶりが見えず、会社の進む方向性や社員へ何を期待しているのか見えにくい。

❸同部署内の上司とメンバーとのコミュニケーションの問題

E-Mailで送れば伝達は済んだという考え方だけでは、なかなか相手に伝わらないことがある。中には１日に１００件以上のE-Mailを受ける人もおり、仕事の優先順位をつけるのが難しい人もおり、しっかり助言しないと、優先順位の低い仕事に時間を費やして業務に支障が出てしまうことがある。

　他にも管理職同士とか、役員同士のコミュニケーションの問題も確かにありますが、今回はこの３点に絞って考えてみたいと思います。小生の場合、転職経験者の強みになりますが、このような問題を見つけたら、過去にいた会社で、うまくいっていた会社の様子を思い出します。

うまくいっていた会社の例

❶他部署とのコミュニケーションの問題

工場で生産計画作成の仕事をしていた時は、工場の製造部門、設計部門、部品購入部門、営業部門を集めて、月２回程度の定期ミーティングを実施していました。部門間の連携がうまくいけば、顧客満足度が高まり、生産性の向上に繋がります。

❷経営層と社員とのコミュニケーションの問題

月の原則初日に全体朝礼を実施して、役員より当月の目標や経営方針などを話してもらっていました。また、アンケートとかの手法で従業員の意見を吸い上げる機会がありました。社員が共感できるようになると、会社への帰属意識が高まります。その結果、モチベーションが上がって主体的に仕事を考えることができるようになります。

❸同部署内の上司とメンバーとのコミュニケーションの問題

始業時に課内ミーティングを行い、課長が部下ひとりひとりに当日行う業務内容と問題点を報告させていました。その時に、課長は優先順位と期限を決めてくれて、期限に間に合わない場合は、余裕のある部下に手伝わせていました。その課長は酒グセが悪かったですが、部下の能力とその負荷状況を把握する能力はピカイチでした。

　❶と❷の実現は、自分ひとりだけで実現はできないので、時間をかけて様子を見ながら考えることにします。まず❸の問題から解決を考えていくのがいいかもしれません。自分から上司や同僚たちと積極的に会話をしていくことを心がけています。

　社内のコミュニケーションがうまく回るようになると、役割分担、情報共有、進捗状況の確認を協力しながら効率的な仕事ができるようになります。トラブルが発生しても、すぐに対処が可能となり、損害を最小限に抑えることが可能になります。

　小生のように一匹狼で仕事をしがちな者にとっては、常にこれで進めていいのかという不安がつきまといます。上司とのコミュニケーションが良好ならば、疑問があればすぐに相談ができて、お互いの意見を尊重しながら仕事が進められて、ストレスの軽減に繋がります。